Workflows mit HubSpot

Mit diesem Guide gelingt Ihnen die Umsetzung

Workflows sorgen durch Prozessautomatisierung f├╝r effiziente Arbeitsabl├Ąufe. Mit Ihnen sparen Sie wertvolle Zeit und Ressourcen. Damit der Arbeitsprozess erfolgreich flie├čt, ist die Integration eines Workflow Systems essenziell. HubSpot bietet Ihnen praktische Features zur Umsetzung Ihres pers├Ânlichen Workflows. In unseren Guide erfahren Sie, wie sie Ihren Workflow mit HubSpot erfolgreich umsetzen.

Workflows mit Hub Spot
Linked In Profilbild Unternehmen
Autor

sixclicks GmbH

Workflows in HubSpot: Die Basics

Bevor Sie in die Praxis gehen, ist es hilfreich, die Basis der Workflow Tools von HubSpot nachzuvollziehen. Grundlegend bestehen Workflows mit HubSpot aus Triggern und Aktionen, Objekten und Typen. Wenn Sie das verstanden haben, stellen wir Ihnen vor, wie Sie in 3 Schritten ein Workflow mit HubSpot in Ihrem Unternehmen einrichten.

Was sind Trigger und Aktionen?

Workflows mit HubSpot arbeiten nach einem einheitlichen Prinzip: Auf einen Ausl├Âser, bzw. Trigger folgen eine oder mehrere Aktionen. Je nach Trigger f├╝hrt die Aktion eine Aufgabe automatisch durch, oder leitet sie an die zust├Ąndige Abteilung weiter und legt eine Task an.

Beispiel f├╝r automatische Aufgabendurchf├╝hrung und Task-Anlegung einer Trigger-Aktions-Abfolge bei Workflows in HubSpot
Beispiel f├╝r automatische Aufgabendurchf├╝hrung und Task-Anlegung einer Trigger-Aktions-Abfolge

Wozu ben├Âtigen Sie Workflow Objekte?

Wenn Sie einen Workflow neu erstellen, finden Sie eine Reihe an Objekten, auf denen Ihr Workflow basieren kann. Dadurch legen Sie fest, welche Art von Datensetzen Sie in Ihrem Workflow integrieren.

Beispiel-Liste an Workflow Objekten in HubSpot
Beispiele von Workflow Objekten

Wenn Sie einen neuen Workflow mit HubSpot erstellen, sind das die ersten Objekte, die Ihnen angezeigt werden. Insgesamt haben Sie elf objekt-basierte Workflows zur Verf├╝gung.

Was sind Workflow Typen?

Mit den Typen bestimmen Sie, wann und wie ein objekt-basierter Workflow in die Wege geleitet wird.

Bei einem leeren Typ bestimmen Sie einen Trigger und darauffolgende Aktion.

Der geplante Typ richtet sich nach einem regelm├Ą├čigen Zeitplan und ├╝bernimmt in regelm├Ą├čigen Abst├Ąnden die von Ihnen eingetragen Aufgaben.

Bei einem kontaktbasierten Workflow haben Sie zus├Ątzlich die Option, den Typ bestimmtes Datum und Kontaktdatumseigenschaft auszuw├Ąhlen. Damit planen Sie eine und mehrere Kontaktaufnahmen.

Haben Sie Lust auf unsere Expertentipps?

In mehr als 3 Jahren HubSpot-Coaching-Erfahrung, haben wir mehr Workflows erstellt und optimiert als wir z├Ąhlen k├Ânnen. In 4 Sessions im Monat zeigen wir Ihnen individuelle Expertentipps f├╝r Ihre Workflows und vieles mehr.
Klingt spannend? Dann sollten Sie:

Schritt 1: Planen Sie Ihren Workflow

Ob Sie mit HubSpot oder einem anderen Workflow Management System arbeiten m├Âchten, eins erfordern Sie alle: Eine durchdachte Planung.

Analysieren Sie vor dem Einsatz Ihren bestehenden Arbeitsablauf und Prozessketten. Ordnen Sie Trigger den entsprechenden Aktionen zu und definieren Sie die Schritte genau. Sprechen Sie mit Ihrem Team und f├╝hren Sie bei Bedarf Schulungen durch, damit jede:r Workflows baut, die auch funktionieren.

Vergessen Sie ebenfalls nicht, vorhandene Daten Ihrer Kunden vollst├Ąndig in das CRM-System einzupflegen und bestimmten Kriterien nach zu sortieren. So gew├Ąhrleisten Sie, dass Sie bei personalisierten E-Mails auch Ihre Buyer-Persona bedienen.

Nat├╝rlich ist die Vorbereitung mit Zeitaufwand verbunden. Sobald Sie jedoch einmal alles definiert, eingestellt und zugeordnet haben, macht sich die Ressourcen- und Zeitersparnis langfristig bemerkbar.

Schritt 2: Workflow in HubSpot erstellen

W├Ąhlen Sie in Ihrem HubSpot-Account Automatisierung > Workflows aus. Sie sollten nun auf Ihrem Reiter die Option ÔÇ×WorkflowsÔÇť finden.

Dort finden Sie ein Dashboard, welches nicht nur Ihre erstellten Workflows anzeigt, sondern auch welche, die sie mit Hilfe von anderen HubSpot Tools, wie z.B. unter Formulare oder Deal-Pipeline, erstellt haben. Sie haben des Weiteren eine ├ťbersicht ├╝ber zu ├╝berpr├╝fende, ungenutzte und k├╝rzlich gel├Âschte Workflows.

Beispiel Workflow Dashboard in HubSpot
Beispielhaftes Workflow Dashboard in HubSpot

einen komplett neuen Workflow Erstellen

Wenn Sie bei HubSpot einen neuen Workflow anlegen m├Âchten, klicken Sie dazu rechts ├╝ber Ihrem Dashboard auf Workflow erstellen > Komplett neu. W├Ąhlen Sie im n├Ąchsten Schritt das passende Objekt und den Typ aus.

Klicken Sie danach auf Weiter. Unter dem Bleistift-Icon k├Ânnen Sie Ihren Workflow umbenennen und eine passende Beschreibung hinzuf├╝gen. Vergessen Sie nicht, Ihren Workflow zu speichern.

Ihr neuer Workflow ist nun einsatzbereit!

Workflow-VorlageN Verwenden oder nicht?

HubSpot bietet Ihnen eine Reihe an Vorlagen an, welche bereits auf bestimmte Trigger und Aktionen voreingestellt sind. Damit Sie schnell eine passende Workflow-Vorlage finden, suchen Sie diese mit Hilfe der Kategorisierung in der linken Seitenleiste. Rechts haben Sie ebenfalls die M├Âglichkeit, mit einem Suchbegriff nach der gew├╝nschten Vorlage zu suchen.

Beispielansicht der Workflow-Vorlagen in HubSpot
Beispielansicht der Workflow-Vorlagen in HubSpot

Vor dem Einsatz ├╝berpr├╝fen Sie mit der Vorschau, ob die Vorlage auf Ihre Bed├╝rfnisse passt und ob Sie mit Ihrem HubSpot-Abonnement kompatibel ist.

In der Vorschau erhalten Sie eine ├ťbersicht ├╝ber den Zweck und die Ziele des Workflows. Wenn Sie eine passende Vorlage ausw├Ąhlen, bearbeiten Sie nun die Platzhalteraktionen.

Wenn Sie schon Erfahrung mit Workflows gesammelt haben, trauen Sie sich ruhig, eigene Workflows "freih├Ąndig" zu erstellen, also ohne Vorlage. So k├Ânnen Sie den Workflow perfekt an Ihre Bed├╝rfnisse anpassen.

Schritt 3: Testen Sie Ihre Workflows

HubSpot bietet Ihnen eine Testfunktion zur Erweiterung Ihrer Workflow-Analyse an. Damit sollten Sie vor dem ersten Einsatz unbedingt intern ├╝berpr├╝fen, ob das Workflow Tool alles zu Ihrer Zufriedenheit ausf├╝hrt. Achten Sie darauf, dass ÔÇŽ

ÔÇŽdie richtige Aktion vom entsprechend vorgesehenen Trigger ausgel├Âst und korrekt durchgef├╝hrt wird

ÔÇŽalle Kontakte den Aufnahmekriterien entsprechen

ÔÇŽMerkmale ordnungsgem├Ą├č aktualisiert werden.

So identifizieren Sie Fehler und Unstimmigkeiten fr├╝hzeitig und optimieren den Workflow noch vor dem Einsatz. Auch bei zuk├╝nftigen ├ťberarbeitungen sollten Sie diesen Extraschritt unternehmen, um Ihre Arbeitsabl├Ąufe wirklich zu verbessern und keine St├Ârer einzubauen.

Workflows mit HubSpot: effiziente Prozessoptimierung

Ein Workflow Management System sorgt f├╝r den richtigen Flow in Ihrem Unternehmen, auf den Sie bei der Digitalisierung der Wirtschaft nicht verzichten sollten. HubSpot ├╝bernimmt standardisierte, zeitintensive Aufgaben und h├Ąlt das Aufgabenmanagement geordnet und f├╝r alle Mitarbeiter:innen transparent. Als CRM-Plattform bietet Ihnen HubSpot au├čerdem weitere Features, mit denen Sie die Aufgabenverwaltung effizienter gestalten und Ihre Marketing-Performance verbessern.

Mehr zum Thema Workflows mit HubSpot

Neben diesem Artikel sind weitere spannende Themen rund um HubSpot f├╝r Sie interessant.

Sie haben genug gelesen? Dann lernen Sie uns als HubSpot-Partner kennen.

Mehr HubSpot Wissen?

Der sixclicks Blog liefert spannende Tipps und Insights f├╝r Ihr Onlinemarketing. Sorgen Sie f├╝r mehr Reichweite, Anfragen und Wachstum in Ihrem Unternehmen. Monatliche Updates kommen direkt in Ihr Postfach.

Blog abonnieren