Optimieren Sie mit einem Workflow Management System Ihre Arbeitsabläufe

Die Digitalisierung in der Wirtschaft ist im vollen Gange und zahlreiche Unternehmen profitieren bereits von der Automatisierung vieler Prozesse. In einem Workflow-Management System optimieren Sie Ihre Arbeitsprozesse und können analoge Prozesse nun digital festhalten. Im nachfolgenden Artikel erfahren Sie, welche Vorteile ein Workflow Management System hat und wie Sie es in Ihrem Unternehmen integrieren.

Workflow Management System
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sixclicks GmbH

Workflow Management System - Ein kurzer Überblick

Der Begriff Workflow beschreibt bereits das Wesentliche: Einen fließenden Arbeitsablauf.

Workflow Management Systeme bzw. Workflow Systeme sind Cloud-basierte Software-Tools, mit denen Sie Arbeitsabläufe gestalten und welche Sie durch digitale Prozessautomatisierung unterstützen. Diese Tools können z.B. in einem CRM-System integriert sein, wie es bei HubSpot der Fall ist, oder sind Hauptbestandteil von Programmen, welche speziell für diesen Zweck entwickelt wurden.

Workflow Management Systeme gehen Hand in Hand mit Prozessmanagement. Dieses ist auf der fachlich-konzeptionellen Ebene angesiedelt. Das bedeutet, dass beim Prozessmanagement Arbeitsabläufe kontinuierlich analysiert und optimiert werden.

Pfeil von Workflow Management zu Prozessmanagement und umgekehrt
Beziehung zwischen Workflow Management und Prozessmanagement

Mit der Integration eines Workflow Management Systems steuern, überwachen und analysieren Sie sämtliche Geschäfts- und Arbeitsprozesse digital. Dazu werden einzelne Schritte einer Arbeitskette festgelegt und entsprechenden Mitarbeiter:innen zugewiesen.

Die Protokollierung und Dokumente werden in einer Cloud festgehalten. So können Sie und Ihre Mitarbeiter:innen auf alle relevanten Daten für einen reibungslosen Arbeitsablauf zugreifen. Datensilos gehören somit der Vergangenheit an!

So profitieren Sie vom Workflow Management System

💡 Workflow Vorteile im Überblick:

  • Sie sparen täglich Zeit
  • Sie müssen sich nicht mehr um ermüdende Fleißaufgaben sorgen
  • Sie können Zusammenarbeit mit Kolleginnen und Kollegen leichter koordinieren
  • Sie sind produktiver, da Sie mehr Zeit für andere wichtige Aufgaben haben

Ein Workflow-Management-System unterstützt Sie bei der Erledigung repetitiver und aufwändiger Aufgaben und ermöglicht effiziente Arbeitsprozesse. Die Stammdatenerfassung und -pflege war bei unseren Kunden oft ein großer Schmerzpunkt - heute ist es mit einem Workflow-Management-System wie HubSpot ein großer Nutzen mit minimalem Aufwand. Das spart wertvolle Zeit, welche Sie und Ihr Team in Maßnahmen zur Leadgenerierung investieren können.

Bei der Einführung eines Workflow Systems werden einzelne Schritte einer Prozesskette festgelegt und entsprechend zugewiesen. Erledigt ein:e Mitarbeiter:in den Arbeitsschritt, wird in einem strukturierten Workflow Management System nahtlos der nächste eingeleitet. So koordinieren und überprüfen Sie mühelos zu erledigende Arbeitsprozesse.

Workflow Systeme unterstützen Sie auch ohne Programmierkenntnisse

Sogenannte Low Code oder No Code Softwares erfordern wenig bis gar keine Programmierkenntnisse. Sie verfügen so über eine Auswahl an Optionen, mit denen Sie Ihren Workflow gestalten können. Das muss jedoch nicht bedeuten, dass Sie sich bei der Erstellung einschränken müssen. Lassen Sie sich im Vorfeld umfangreich über die Software beraten, damit Sie das passende System für Ihre Bedürfnisse finden.

Unser Tipp: HubSpot bietet neben der Erstellung von Workflows weitere nützliche Tools rund um Marketing, Sales und Service, die Sie und Ihr Unternehmen voranbringen. Wir als HubSpot Experten setzen seit 5 Jahren erfolgreich auf HubSpot.

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Workflow Management System einrichten: Das sollten Sie beachten

Um mit der Software einen reibungslosen Arbeitsablauf für Sie und Ihr Team zu garantieren, sollten Sie bei der Workflow Integration folgende Schritte beachten:

Machen Sie Ihr Team mit dem System vertraut

Geben bzw. organisieren Sie Schulungen für Ihr Team, damit auch jede:r Mitarbeiter:in mit dem neuen System zurechtkommt. Kommunizieren Sie vor der Einführung die bevorstehende Umstellung.

Analysieren Sie bestehende Arbeitsabläufe

Ihr manuelles oder analoges Vorgehen muss nicht grundlegend schlecht sein. Analysieren Sie Ihr bisheriges Vorgehen. Was funktioniert gut und kann mit einem Workflow System optimiert werden? Was sind Problemstellen, welche Sie mit der Software anders umsetzen wollen?

Definieren Sie einzelne Arbeitsschritte

Definieren Sie genau die einzelnen Arbeitsschritte, damit der Prozess auch wirklich im Fluss bleibt. Nur eine gute Struktur, genaue Bezeichnungen und klare Verknüpfungen der einzelnen Ketten sorgen für einen erfolgreichen Workflow.

Standardisieren Sie die Arbeitsabläufe

Wenn Ihr Team mit dem System vertraut ist und sind alle Vorbereitungen getroffen sind, müssen Sie nur noch die automatisierten Prozesse standardisieren. Überprüfen Sie besonders zu Beginn, an welchen Stellen noch Optimierungsbedarf besteht.

Setzen Sie Workflows im B2B ein

Mit der Erstellung einer Vorlage können beispielsweise automatisch Kunden registriert, Rechnungen gestellt oder Zahlungserinnerungen verschickt werden. Außerdem unterstützen die Tools Sie im Online-Marketing, HR und vielen weiteren Bereichen.

Unterstützung für Ihr Online-Marketing

Damit Ihr Online-Marketing erfolgreich ist, sind eine strukturierte Planung und viele Schritte notwendig. Das Workflowmanagement System bringt Organisation in Ihr Marketing-Team, indem Prozessabschnitte transparent aufgeführt. So unterstützt es Sie z.B.:

Bei der Content-Erstellung ist es wichtig, dass ein vollständiges Briefing mit passenden SEO-Keywords vorgelegt wird. Das Workflow System sorgt dafür, dass es an der richtigen Stelle ankommt.

Beim Einstieg ins E-Mail-Marketing, durch die Erstellung automatisierter E-Mails.

Bei zeitaufwendigen Prozessen im Social-Media-Marketing. Diese können mit einem Workflow Management System einfacher aufgeteilt werden, sodass Ihre Mitarbeiter:innen ohne Überschneidungen effizient an ihnen arbeiten.

Personalmanagement automatisieren

Aufgaben in HR sind in den meisten Fällen zeitaufwändig und erfordern sorgfältige Prüfung. Die Software bietet eine Auswahl an Employee Self Service. So wird die Verarbeitung von Unfallmeldungen, Fehlzeitenmanagement, Zeiterfassung und Urlaubsverwaltung erleichtert. Die digitale Protokollierung und Transparenz mindern außerdem Fehler bei der Bearbeitung.

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